Customs Connect-privacyverklaring

Customs Connect Group Limited (bedrijfsnummer: 09917825) (“CCG”, “wij”, “ons” en “onze”) zet zich in om de privacy en veiligheid van uw persoonlijke gegevens te beschermen. Deze privacyverklaring beschrijft hoe we uw persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken en verzorgen wanneer u onze website bezoekt (ongeacht waar u deze bezoekt), inclusief wanneer u ons klantenportaal aanmaakt en inlogt, een vraag indient via onze ‘Contact ‘ pagina en meld je aan voor onze nieuwsbrief. Het vertelt u ook over uw rechten en hoe de wet u beschermt.

1: Belangrijke informatie

Deze privacyverklaring vormt een aanvulling op de andere kennisgevingen en voorwaarden die op onze website zijn gepubliceerd (inclusief onze “wettelijke verklaring” en onze algemene voorwaarden met betrekking tot onze softwareoplossing(en) (softwareoplossing(en)) (voorwaarden) en is niet bedoeld om deze te overschrijven .

CCG is de verwerkingsverantwoordelijke en verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens.

Om u te helpen deze privacyverklaring beter te begrijpen, hebben we in de bijlage een verklarende woordenlijst opgenomen met termen die in deze privacyverklaring worden gebruikt, voorbeelden van de soorten persoonlijke gegevens die we verzamelen, hoe we deze gebruiken, de wettelijke basis voor het verwerken van dergelijke gegevens en verder details van uw rechten.

Deborah Doran is onze data privacy manager (DPM). Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, inclusief verzoeken om uw wettelijke rechten uit te oefenen, neem dan schriftelijk contact op met onze DPM, hetzij door:

E-mail: info@customsconnect.eu

Post: Customs Connect Group Limited, HQ Clippers Quay, The Quays, Salford, Manchester M50 3XP,

of, door gebruik te maken van het “contact” formulier op onze website.

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de ICO ( www.ico.org.uk ). We zouden echter de kans op prijs stellen om uw zorgen weg te nemen voordat u de ICO benadert, dus neem in eerste instantie contact met ons op.

Let op: onze website is niet bedoeld voor kinderen en we verzamelen niet bewust gegevens over kinderen.

Uw plicht om wijzigingen aan ons door te geven

Het is belangrijk dat de gegevens die we over u bewaren juist en actueel zijn, houd ons daarom op de hoogte van eventuele wijzigingen in uw persoonlijke gegevens.

Links van derden

Onze website bevat links naar websites, plug-ins en applicaties van derden. Door op deze links te klikken of verbindingen mogelijk te maken, geeft u mogelijk derden toestemming om uw persoonlijke gegevens te verzamelen of te delen. We hebben geen controle over deze websites, plug-ins of applicaties van derden en zijn niet verantwoordelijk voor hun privacyverklaringen. Lees daarom ook hun privacyverklaringen om te begrijpen welke persoonlijke gegevens zij over u verzamelen en hoe ze deze gebruiken.

2: De gegevens die we over u verzamelen

We kunnen de soorten persoonlijke gegevens over u verzamelen, gebruiken, opslaan en overdragen die worden vermeld in Deel 1 van Schema 1.

We verzamelen, gebruiken en delen ook geaggregeerde gegevens. Als we echter geaggregeerde gegevens combineren met uw persoonlijke gegevens zodat deze u direct of indirect kunnen identificeren, behandelen we dit als uw persoonlijke gegevens.

We verzamelen geen speciale categorieën persoonsgegevens of informatie over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

niet verstrekken persoonlijke gegevens

Als we wettelijk verplicht zijn, of onder de voorwaarden van een contract dat we met u hebben, om uw persoonlijke gegevens te verzamelen en u deze niet verstrekt, zijn we mogelijk niet in staat om het contract met u uit te voeren en moeten we mogelijk onze dienst opzeggen. Wij zullen u hiervan op het betreffende moment op de hoogte stellen.

3: Hoe persoonlijke gegevens worden verzameld

We verzamelen persoonsgegevens op de volgende manieren:

Directe interacties: U kunt persoonlijke gegevens verstrekken wanneer u zich aanmeldt voor een account op onze website, zich aanmeldt voor een gratis proefversie of een volledige versie van onze softwareoplossing(en), inlogt op onze klant- of softwaregebruikersportalen, online formulieren invult (inclusief de “Neem contact met ons op” deel van onze website), vraag of plaats een bestelling voor onze diensten, onze Software Oplossing(en) abonneer u op onze mailinglijst of anderszins of correspondeer met ons (per post, telefoon of e-mail).

Geautomatiseerde technologie: We verzamelen automatisch persoonlijke gegevens (technisch en gebruiksvriendelijk) wanneer u door onze website bladert of ermee communiceert, door cookies, serverlogboeken en andere vergelijkbare technologieën te gebruiken. We kunnen ook technische gegevens over u ontvangen als u andere websites bezoekt die onze cookies gebruiken. Raadpleeg ons cookiebeleid voor meer informatie.

Openbaar beschikbare bronnen: We kunnen persoonlijke gegevens verzamelen van openbaar beschikbare bronnen zoals Companies House (of registrars in andere landen), het Kiesregister en kredietinformatiebureaus, gevestigd binnen en buiten de EU.

Derden: We kunnen persoonsgegevens ontvangen van: (a) analyseproviders (b) advertentienetwerken; (c) aanbieders van zoekinformatie; (d) onze leveranciers, zoals leveranciers van websiteondersteuning en -onderhoud (en in elk geval kunnen deze derden buiten of binnen de EER zijn gevestigd).

4: Hoe we uw persoonlijke gegevens gebruiken

We zullen uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken als de wet ons dat toestaat. Meestal zullen we uw persoonlijke gegevens gebruiken:

  • om het contract uit te voeren dat we met u gaan aangaan of zijn aangegaan;
  • om te voldoen aan een wettelijke verplichting; en
  • waar het noodzakelijk is om onze legitieme belangen (of die van een derde partij) uit te voeren en uw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen dan die belangen.

Deel 2 van Schema 1 beschrijft de wettelijke basis waarop we ons zullen baseren om uw persoonlijke gegevens te verwerken.

Houd er rekening mee dat we uw persoonlijke gegevens voor meer dan één wettelijke grond kunnen verwerken, afhankelijk van het specifieke doel waarvoor we uw gegevens gebruiken.

Gerechtvaardigde belangen, en wat die belangen zijn en hoe deze worden vastgelegd.

Doel – Hieronder vindt u het gerechtvaardigd belang achter de verwerking van gegevens

  1. Goedkeuringsbrief om autorisatie te verkrijgen
  2. NDA
  3. Leveranciersvragenlijsten
  4. Controles btw en bedrijfsregistratie
  5. Financiën, Bedrijfskredietcontroles
  6. Contactgegevens voor online vergaderingen/gesprekken
  7. Voorstellen
  8. contracten
  9. algemene voorwaarden
  10. Inkooporders
  11. Facturering
  12. Analyse van hun douanegegevens en verplaatsingen
  13. Audit van processen
  14. Douanecontroles uitvoeren
  15. Training, face to face/online
  16. Contactgegevens op onze marketinglijst
  17. Getuigenissen

Noodzaak – De verwerking van gegevens die nodig zijn voor bovenstaande doeleinden

Analyse van douanegegevens en -processen is een essentiële vereiste om onze adviseurs in staat te stellen de taak uit te voeren die is toegewezen in het contract van de klant en wordt bewaard in individuele klantbestanden op onze servers.

Contactgegevens worden bewaard op onze marketinglijst zodra ze zijn verbonden/verloofd

Balanceren – Het gerechtvaardigd belang wordt niet terzijde geschoven door de belangen, rechten of vrijheden van het individu. Op elk moment kan toestemming worden ingetrokken en gegevens van onze toegang en servers worden verwijderd.

Marketing

Over het algemeen ontvangt u alleen marketingcommunicatie van ons; (a) als u informatie bij ons hebt opgevraagd; of (b) diensten van ons heeft gekocht en niet heeft gekozen voor het ontvangen van marketing of zich niet heeft afgemeld voor onze mailinglijst; of (c) u hebt toestemming gegeven voor het ontvangen van marketing op het moment dat we uw persoonlijke gegevens verzamelen en u heeft zich vervolgens niet afgemeld of uw toestemming ingetrokken; of (d) als we een andere reden hebben om u de marketingcommunicatie te sturen.

We zullen uw uitdrukkelijke opt-in-toestemming krijgen voordat we uw persoonlijke gegevens delen met een derde partij voor marketingdoeleinden. We zullen uw persoonlijke gegevens niet delen met derden voor hun marketingdoeleinden.

We kunnen uw persoonsgegevens analyseren om een beeld te vormen van de diensten waarvan wij denken dat ze interessant voor u kunnen zijn.

We zullen uw uitdrukkelijke opt-in-toestemming krijgen voordat we uw persoonlijke gegevens delen met een derde partij voor marketingdoeleinden.

Afmelden?

U kunt zich afmelden voor e-mailmarketing door op de afmeldknop in de betreffende marketing-e-mail te klikken. U kunt uw toestemming voor marketing op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen (via de hierboven vermelde contactgegevens.

Zelfs als u zich afmeldt voor het ontvangen van marketing, kunnen we uw persoonlijke gegevens nog steeds voor andere doeleinden gebruiken, op voorwaarde dat we een wettelijke basis hebben om dit te doen.

Verandering van doel

We zullen uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor we ze oorspronkelijk hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs van mening zijn dat we ze om een andere reden moeten gebruiken en die reden verenigbaar is met het oorspronkelijke doel.

Als we uw persoonlijke gegevens moeten gebruiken voor een niet-gerelateerd doel, zullen we u hiervan op de hoogte stellen en zullen we de wettelijke basis uitleggen die ons in staat stelt om uw persoonlijke gegevens op deze manier te gebruiken.

We kunnen uw persoonlijke gegevens verwerken (zonder uw medeweten of toestemming) waar dit wettelijk vereist of toegestaan is.

5: Openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens

Het kan zijn dat we uw persoonlijke gegevens moeten delen met derden, waarvan meer details worden uiteengezet in Deel 4 van Schema 1. Wij eisen van alle derden dat zij de veiligheid van uw persoonsgegevens respecteren en deze in overeenstemming met de wet behandelen. We staan onze externe serviceproviders niet toe om uw persoonlijke gegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken. Zij kunnen uw persoonsgegevens alleen verwerken voor bepaalde doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

6: Internationale overschrijvingen

Sommige van onze externe derden zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dus hun verwerking van uw persoonlijke gegevens zal een overdracht van gegevens buiten de EER met zich meebrengen.

Telkens wanneer we uw persoonlijke gegevens buiten de EER overdragen, zorgen we ervoor dat er een vergelijkbare mate van bescherming wordt geboden door ervoor te zorgen dat ten minste een van de volgende waarborgen wordt geïmplementeerd:

  • wij zullen uw persoonsgegevens alleen doorgeven aan landen die door de Europese Commissie geacht worden een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens te bieden;
  • we gebruiken specifieke contracten die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie en die persoonlijke gegevens dezelfde bescherming bieden als in Europa met onze dienstverleners;
  • we kunnen gegevens overdragen aan in de VS gevestigde serviceproviders onder het privacyschild, wat vereist dat ze vergelijkbare bescherming bieden als persoonlijke gegevens die worden gedeeld tussen Europa en de VS.

Neem contact met ons op als u meer informatie wilt over het specifieke mechanisme dat door ons wordt gebruikt bij het overdragen van uw persoonlijke gegevens buiten de EER.

7: Gegevensbeveiliging

We hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen om te voorkomen dat uw persoonlijke gegevens per ongeluk verloren gaan, gebruikt worden of op ongeoorloofde wijze worden geopend, gewijzigd of openbaar gemaakt. We beperken ook de toegang tot uw persoonlijke gegevens tot die werknemers, agenten, contractanten en andere derden die een zakelijke noodzaak hebben om op de hoogte te zijn en zij kunnen uw persoonlijke gegevens alleen verwerken in onze instructies en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

We hebben procedures ingesteld om elke vermoedelijke inbreuk op persoonsgegevens aan te pakken en zullen u en elke toepasselijke regelgever op de hoogte stellen van een inbreuk waar we wettelijk verplicht zijn dit te doen.

8: Gegevensbehoud

We bewaren uw persoonlijke gegevens alleen zolang als nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor we ze hebben verzameld, inclusief om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten.

We kunnen onze praktijken voor het bewaren van gegevens van tijd tot tijd bijwerken en u kunt details opvragen door contact met ons op te nemen. We zijn echter wettelijk verplicht om basisinformatie over onze klanten (inclusief contact-, identiteits-, financiële en transactiegegevens) te bewaren gedurende zes jaar nadat ze geen klant meer zijn, voor belastingdoeleinden.

Ook kunnen wij uw persoonsgegevens anonimiseren (zodat deze niet meer met u in verband kunnen worden gebracht) voor onderzoeks- of statistische doeleinden. We kunnen geanonimiseerde informatie onbeperkt gebruiken zonder u hiervan op de hoogte te stellen.

9: Uw wettelijke rechten

U hebt onder bepaalde omstandigheden bepaalde rechten op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming. Deze worden volledig uiteengezet in deel 3 van bijlage 1. Als u een van uw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op.

U hoeft geen vergoeding te betalen om uw rechten uit te oefenen. Als uw verzoek echter duidelijk ongegrond, repetitief of buitensporig is, kunnen we een redelijke vergoeding voor deze informatie in rekening brengen of weigeren aan uw verzoek te voldoen.

We kunnen specifieke informatie van u vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen wanneer u contact met ons opneemt en ervoor zorgt. Dit is een beveiligingsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens niet worden bekendgemaakt aan personen die niet het recht hebben om deze te ontvangen.

We proberen binnen een maand op alle legitieme verzoeken te reageren. Soms kan het langer dan een maand duren als uw verzoek bijzonder complex is of als u meerdere verzoeken heeft gedaan. In dit geval zullen we u op de hoogte stellen en u op de hoogte houden.

10: Updates

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen door deze pagina bij te werken. Controleer het regelmatig om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 16 juli 2018.

Deel 1 – Soorten persoonsgegevens

Contactgegevens: factuuradres, e-mailadres en telefoonnummer

Financiële data: bankrekening- en betaalkaartgegevens

Identiteitsgegevens: voornaam, achternaam, gebruikersnaam of soortgelijke identificatie en functietitel

Marketing- en communicatiegegevens: uw voorkeuren bij het ontvangen van marketing van ons en onze derde partijen en uw communicatievoorkeuren

Profielgegevens: uw wachtwoord, e-mailadres, door u gedane aankopen of bestellingen, uw interesses en voorkeuren

Technische data: internet protocol (IP) adres, uw inloggegevens, browsertype en -versie, tijdzone-instelling en locatie, browser plug-in types en versies, besturingssysteem en platform en andere technologie op de apparaten die u gebruikt om toegang te krijgen tot onze website

Transactie data: details over betalingen van en naar u en andere details van diensten die u bij ons hebt afgenomen.

Deel 2 – Wettelijke basis voor verwerking en verwerkingsactiviteiten

De wettelijke basis waarop we kunnen vertrouwen om uw persoonlijke gegevens te verwerken, is:

Toestemming: u ons uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens voor een bepaald doel te verwerken.

Contract: de verwerking is noodzakelijk voor ons om onze contractuele verplichtingen met u uit hoofde van ons contract na te komen, of omdat u ons hebt gevraagd om specifieke stappen te ondernemen voordat u een contract met u aangaat.

Wettelijke verplichting: de verwerking is noodzakelijk voor ons om te voldoen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor het gerechtvaardigd belang van ons of een derde partij, bijvoorbeeld om u via onze website zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Voordat we uw persoonlijke gegevens op deze basis verwerken, zorgen we ervoor dat we mogelijke gevolgen voor u in overweging nemen en afwegen, en we zullen uw persoonlijke gegevens niet op deze basis gebruiken wanneer een dergelijke impact zwaarder weegt dan ons belang.

Hieronder vindt u specifieke details van de verwerkingsactiviteiten die we ondernemen met uw persoonlijke gegevens en de wettelijke basis om dit te doen.

Purpose/ActivityType of dataLawful basis for processing
to register you as a new customeridentity & contactto perform our contract with you
To permit access to your user account, use of our Software Solution(s), manage payments, fees and charges and debt recoveryIdentity, contact, financial, transaction and marketing & communications(i) to perform our contract with you;
(ii) as necessary for our legitimate interest.
to manage our relationship with you and notifying you about changes to the Termsidentity, contact, profile & marketing & communications(i) to perform our contract with you
(ii) as necessary to comply with a legal obligation
(iii) as necessary for our legitimate interests in keeping our records updated and analysing how customers use our services.
to administer and protect our business and this website (including troubleshooting, data analysis, testing, system maintenance, support, reporting and hosting of data)identity, contact & technical(i) as necessary for our legitimate interests in running our business, provision of administration and IT services, network security, to prevent fraud and in the context of a business reorganisation or group restructuring exercise
(ii) as necessary to comply with any legal obligations
to deliver relevant website content/advertisements to you and measure or understand the effectiveness of our advertisingidentity, contact, profile, usage, marketing & communications & technicalas necessary for our legitimate interests in studying how customers use our services, to develop them, to grow our business and to inform our marketing strategy
to use data analytics to improve our website, services, marketing, customer relationships and experiencestechnical & usageas necessary for our legitimate interests to define types of customers for our services, to keep our website updated and relevant, to develop our business and to inform our marketing strategy
to make suggestions and recommendations to you about services that may be of interest to you, including promotional offersidentity, contact, technical, usage & profileas necessary for our legitimate interests to develop our services and grow our business

Deel 3 – Uw wettelijke rechten

U heeft de volgende wettelijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Toegang tot uw gegevens: u kunt vragen om toegang tot en een kopie van uw persoonlijke gegevens en controleren of we deze rechtmatig verwerken

Correctie: u kunt ons vragen om onvolledige of onjuiste persoonlijke gegevens die we over u hebben te corrigeren

wissen: u kunt ons vragen om uw persoonlijke gegevens te verwijderen of te verwijderen wanneer: (a) er is geen goede reden voor ons om het te blijven verwerken; (b) u met succes uw recht van bezwaar heeft uitgeoefend (zie hieronder); (c) we hebben uw informatie mogelijk onrechtmatig verwerkt; of (d) we zijn verplicht om uw persoonlijke gegevens te wissen om te voldoen aan de lokale wetgeving. Het is mogelijk dat we niet altijd aan uw verzoek kunnen voldoen om specifieke juridische redenen, die u op het moment van uw verzoek zullen worden meegedeeld.

Voorwerp: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer: (a) wanneer we vertrouwen op ons legitieme belang (of dat van een derde partij) als basis voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens, als u denkt dat dit van invloed is op uw fundamentele rechten en vrijheden; (b) wanneer we uw persoonsgegevens verwerken voor direct marketingdoeleinden. In sommige gevallen kunnen we aantonen dat we dwingende legitieme redenen hebben om uw informatie te verwerken die voorrang hebben op uw rechten en vrijheden en in dergelijke omstandigheden kunnen we uw persoonsgegevens voor dergelijke doeleinden blijven verwerken.

Beperk verwerking: u kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten of te beperken, indien: (a) u wilt dat wij de juistheid van uw persoonsgegevens vaststellen; (b) ons gebruik van uw persoonlijke gegevens is onwettig, maar u wilt niet dat wij deze wissen; (c) u ons nodig heeft om uw persoonlijke gegevens te bewaren (wanneer we deze niet langer nodig hebben) omdat u deze nodig heeft om juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; of (d) u heeft bezwaar gemaakt tegen ons gebruik van uw persoonlijke gegevens, maar we moeten verifiëren of we dwingende legitieme redenen hebben om deze te gebruiken.

Uw toestemming intrekken: u kunt uw toestemming op elk moment intrekken ( waar we vertrouwen op toestemming om uw persoonlijke gegevens te verwerken). Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van eventuele verwerkingen die zijn uitgevoerd voordat u uw toestemming intrekt.

Deel 4 – Derden

Groepsmaatschappijen: andere bedrijven in de Customs Connect Group die optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken of verwerkers en die zijn gevestigd in de EER en ondersteunende diensten verlenen als onderdeel van onze algemene dienstverlening, IT- en systeembeheerdiensten aanbieden en/of leiderschapsrapportage uitvoeren

Dienstverleners: optreden als verwerkers die IT- en systeembeheerdiensten leveren, webhostingdiensten, handelsdiensten en analytische diensten

Professionele adviseurs: optreden als verwerkers of gezamenlijke controllers, waaronder advocaten, bankiers, auditors en verzekeraars die advies-, bank-, juridische, verzekerings- en boekhouddiensten verlenen

HM Revenue & Customs, toezichthouders en andere autoriteiten: optreden als verwerkers of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in het Verenigd Koninkrijk die in bepaalde omstandigheden rapportage van verwerkingsactiviteiten vereisen

Derden: derden die we kunnen kiezen om delen van ons bedrijf of onze activa te verkopen, over te dragen of samen te voegen. Als alternatief kunnen we proberen andere bedrijven over te nemen of met hen te fuseren. Als er zich een wijziging voordoet in ons bedrijf, kunnen de nieuwe eigenaren uw persoonlijke gegevens op dezelfde manier gebruiken als uiteengezet in deze privacyverklaring

Deel 5 – Woordenlijst

Geaggregeerde gegevens: informatie zoals statistische of demografische gegevens die kunnen worden afgeleid van persoonlijke gegevens, maar die op zichzelf geen betrokkene kunnen identificeren

controleur: een instantie die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt

Betrokkene: een individuele levende persoon geïdentificeerd door persoonlijke gegevens (die u in het algemeen zult zijn)

Persoonlijke gegevens: informatie die een betrokkene identificeert op basis van die gegevens alleen of met andere gegevens die we mogelijk hebben, maar het bevat geen geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens

Verwerker: een instantie die verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens namens een verwerkingsverantwoordelijke

Bijzondere categorieën persoonsgegevens: informatie over ras, etniciteit politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, vakbondslidmaatschap, gezondheid, genetische, biometrische gegevens, seksleven, seksuele geaardheid

ICO: Information Commissioner’s Office, de Britse toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties